7 dolog, amit tudnod kell a távmunkáról

7 dolog, amit tudnod kell a távmunkáról

Jack és Suzy Welch a távmunka irányítására vonatkozó megállapításai jól alkalmazhatók akár a város másik felén lévő vállalkozásra vagy egy másik országban is. Az eredeti írás a LinkedIn Influencer oldalukon található.

Korábban írtunk egy cikket, amelyben a távmunka előnyeit és kihívásait tárgyaltuk. A lényege az volt, hogy a home office-nak vannak ugyan előnyei, de a karrierutat korlátozhatja is…

Most újra foglalkozunk a témával, de most a távmunka menedzselése szempontjából.

Érvek és ellenérvek a távmunkával kapcsolatban:

Nem kérdés, hogy a cégek számára előnyös, ha néhány pozíciót távmunkával töltenek be. Ha kevesebb ember van az irodában, akkor kisebb helyre van szükség, vagyis kevesebbet kell költeni az ingatlanra, ráadásul a munkába járás során a dugóban töltött időt sokkal produktívabb feladatokra is fel lehet használni.

De a távmunkának vannak árnyoldalai is. A távmunkában dolgozók valószínűleg kevésbé vesznek részt a cég kultúrájának alakításában, kimaradnak a személyes kapcsolatépítésből és talán nehézükre esik odamenni egy munkatársukhoz, hogy segítséget kérjenek vagy megosszák az ötleteiket. Pedig ők is értékes tagjai a csapatnak – csak éppen nincsenek mindig fizikailag OTT.

Mindenesetre a technológia fejlődésével a távmunka is előre tör és semmi jel nem utal arra, hogy ez megtorpanna. Az Egyesült Államokban 5 dolgozóból kb. 1 rendszeresen otthonról dolgozik és az előrejelzés szerint a következő évtizedben az emberek fele fog távmunkát végezni. Menedzserként nem hagyhatjuk figyelmen kívül ezt a trendet. Ha nem állsz készen arra, hogy legalább csak néhány csapattagot irányíts távolról, valószínűleg rövid időn belül rákényszerülsz.

Saját tapasztalatom

Iskolánk, a Jack Welch Management Institute online MBA programot kínál. S folyamatosan növekszünk! Öt év alatt 100 diákról több, mint 1400 főre nőtt a hallgatóink száma, akik mindannyian dolgozó szakemberek, s online vesznek részt a képzésen. Különböző helyekről csatlakoznak, például Indiából és Oroszországból, vagy éppen a szomszéd utcából. És ki tanítja ezeket a diákokat? A világszínvonalú tanszékünk, mely jelenleg 80 tagból áll, s akik a diákokhoz hasonlóan fizikailag távol vannak.

Ahhoz, hogy sikeresen irányítsunk egy távmunkában dolgozó csapatot és közben a cég is növekedjen (természetesen a minőség és a vevőszolgálat megtartásával) arra van szükség, hogy használjunk minden olyan eszközt, amely támogatja a cég kultúráját és szellemiségét, és s melyek a szervezet értékeit és videlkedését képviselik.

7 tipp a távmunka irányítására

  1. Vegyük ki a “véletlenszerűséget” a kommunikációból

    Ahogy a kereskedők ügyfélmenedzsment (CRM) szoftvert használnak arra, hogy kezeljék az ügyfeleiket, mi is egy hasonló rendszert használunk, hogy biztosítsuk minden tanszéki tagunknak a heti együttműködést (telefonon, emailen vagy videókonferencián keresztül) a dékánunkkal.

  2. Tervezzük meg a kapcsolódásokat. Nem számíthatunk folyosói beszélgetésekre vagy spontán létrejött megbeszélésekre. Célszerű legalább hetente konferenciabeszélgetést tartani online vagy más módon. De jól meg kell tervezni ezeket a meetingeket. Egyértelműen határozzuk meg az elvárásokat, a kulcsfontosságú napirendi pontokat, hagyjunk időt ötletelésre, az ötletek megosztására.
  3. Használjunk adatokat az eredményességhez. Az iskolánkban létrehoztunk egy táblát, amely a fontos eredményeket mutatja. Nagy rajongói vagyunk a Net Promoter Score (NPS) rendszernek. Ez egy egyszerű módja a fogyasztói elégedettség mérésének. Igen: mi a diákjainkra fogyasztókként tekintünk, nem úgy, mint sok hagyományos egyetem. Rögzítünk sok más dolgot is, mint pl. kurzus-befejezési és -folytatási arányokat. Fontos, hogy ne titkosítsuk ezeket az adatokat. A munkatársak megérdemlik, hogy tudják, milyen a teljesítményük a többiekhez képest és mit tehetnek fejlődésük érdekében.
  4. Keressünk lehetőségeket a személyes együttműködésre. Ebbe beletartoznak az ünnepek pl. a születésnapok. Gyakran mondom, hogy a legtöbb csapat nem ünnepel eleget. Ez duplán érvényes a távmunkában dolgozó csapatra. Elismerem, hogy egy gratuláló e-mail kiküldése nem egészen ugyanaz, mint elmenni a csapattal pizzázni, de el lehet igy is kezdeni. Hiszen szükség van a jó hangulatra a munkában is.
  5. Szánjunk időt (és pénzt) arra, hogy a csapat fizikailag is találkozzon. Mégha a napi munka virtuális is, hozzuk össze a csapatot legalább egyszer vagy kétszer egy évben egy pár napos személyes találkozóra. Ennek vannak költségei, de ez kell ahhoz, hogy kapcsolatokat és erős kötelékeket építsünk, ami fontosabb, mint annak a költsége.
  6. Építsünk mentori hálózatot. Minél nagyobb a távmunkában részt vevő csapat, annál nehezebb a kapcsolattartás. Ha folyamatosan rögzítjük az elégedettségi mérések eredményét (lásd 3. pont), megtudhatjuk, hogy kik a legjobb munkatársak. Használjuk ki ezt. Ha a legjobban teljesítőinket képzésre és csapatvezetésre használjuk, ezzel hatékonyan megerősítjük a kapcsolatokat, s növeljük a hatáskört anélkül, hogy további szükségtelen vezetői szinteket hoznánk létre. Ugyanakkor bizonyosodjunk meg arról, hogy ezeket a csoportvezetőket a teljesítmény és viselkedés alapján választjuk ki, NEM rangidősség alapján. Az a cél, hogy a legeslegjobbak mentorálják a többieket, nem azok, akik a legrégebben vannak a cégnél.
  7. És végezetül legyünk rugalmasak. Soha ne tévesszük szem elől, hogy az alkalmazottak miért kapták meg a lehetőséget, hogy otthonról dolgozhassanak: rugalmas időbeosztás és földrajzi környezet. Ez lehet, hogy azt jelenti, hogy néha elmaradnak a meetingek vagy inkább éjjel 2-kor válaszolnak az emailekre, mint a normál munkaidőben. Ha ez problémát jelent, akkor oldjuk meg, de néha egy kis (tervezett) rugalmasság a mi részünkről jobb munkát eredményez az ő részükről.

Mindent egybevetve, sokkal több előnye van, mint hátránya a rugalmas munkaidőnek és munkahelynek. Nem utolsó sorban a munkáltatók több szakmailag kompetens munkavállalót használhatnak. Amíg a munka el van végezve és a csapattagok és vezetők értik és megoldják a kihívásokat, nem lesz gond a távmunkával.

Jack Welch a Jack Welch Management Institute ügyvezető elnöke. Ez egy online MBA program, mely úgy változtatja meg a diákjai életét, hogy biztosítja számukra azt a tudást, mellyel jobb vezetőkké válhatnak, nagy csapatot építhetnek fel és segíthetnek a szervezeteiknek fejlődni.

Suzy és Jack Welch a Wall Street Journal és a Washington Post sikerkönyvének, a The Real-Life MBA –nek (Az való élet diplomája, magyarul nem jelent meg) a szerzője, valamint a nemzetközileg elismert Winning (Győzelem) című könyv írója.